Hosted telefonie

Wallboard
Vrijwel elke organisatie heeft een telefonische ingang waar vragen van klanten binnenkomen (helpdesk, sales desk, informatienummer etc.) De bereikbaarheid van deze ingangen is doorgaans onder de maat. Met een wallboard is het mogelijk om real time en in één oogopslag te volgen of de bereikbaarheid van uw organisatie voldoet aan de gestelde eisen.
Zaken als hoeveelheid gesprekken, gemiste gesprekken, gemiddelde duur etc. worden real-time gepresenteerd op een wallboard (op een PC of op een beeldscherm aan de muur).

Automatische gespreksopname
Alle telefoongesprekken worden automatisch opgenomen en standaard 7 dagen bewaard. U kunt kiezen de opname voor altijd te bewaren, te verwijderen of toegankelijk te maken voor collega’s. Voordeel is dat u niet van tevoren hoeft te bedenken of een gesprek moet worden opgenomen. Mondelinge afspraken liggen vast.

Keuzemenu
‘Kies 1 voor sales, 2 voor support en 3 voor alle overige vragen.’
Het is eenvoudig mogelijk om zelf keuzemenu’s samen te stellen. Achter elk telefoonnummer kunt u een ander menu plaatsen. Een keuze kan zelfs direct een volgend keuzemenu activeren.

Presentielijst
In de Presentielijst kunt u precies zien welke collega’s aanwezig zijn, wie telefonisch in gesprek is en wie niet gestoord wil worden. Elke medewerker kan bovendien op de lijst nog een korte boodschap schrijven die bij zijn naam in de lijst wordt getoond.

Wachtmuziek
U kunt bellers een muziekje of een informatieve (zelf ingesproken) boodschap laten horen als zij worden doorverbonden of in de wacht staan.

Dag- en nachtstand
Een huisartsenpraktijk heeft van 08.00 tot 09.00 uur spreekuur, van 10.00 tot 12.00 uur visite rijden, van 12.00 tot 13.00 uur lunch, van 14.00 tot 16.00 uur middagspreekuur en sluit 18.00 uur. Met de dag- en nachtstand wordt automatisch het antwoordapparaat ingeschakeld in de periode dat uw bedrijf telefonisch onbereikbaar is. U kunt in plaats van het antwoordapparaat ook kiezen voor andere afwezigheidsscenario’s, zoals een keuzemenu of doorschakeling. Uniek van Xelion is dat u verschillende afwezigheidsscenario’s kunt instellen voor verschillende momenten gedurende een dag.

Belgroepen
Als iemand naar het hoofdnummer belt, rinkelt de telefoon bij telefoniste. Als zij niet in staat is de telefoon binnen een bepaalde periode op te nemen, kan de telefoon overgaan naar
een ander. Neemt deze ook niet op, dan kan nogmaals worden doorgeschakeld. Telefoons binnen een groep kunnen ook tegelijk rinkelen. Als niemand binnen de belgroep opneemt, kan automatisch een afwezigheidsscenario in werking treden.

Wachtrij
‘Een ogenblik geduld alstublieft. Al onze lijnen zijn bezet.’
Bellers kunnen automatisch in een wachtrij worden geplaatst. U ziet wie er wachten en kunt de bellers in de door u gewenste volgorde uit de rij halen.

Doorschakelen
Interne nummers worden eenvoudig doorgeschakeld. Óók naar externe (mobiele) nummers. Waar u zich ook bevindt, u bent altijd bereikbaar!

Gespreksverslag
Wanneer heeft u ook alweer met die ene klant gebeld? Via de functie Gespreksverslagen krijgt u direct een overzicht van alle gesprekken die zijn gevoerd met een relatie. Telefoontjes die collega’s hebben gepleegd met dezelfde relatie zijn zichtbaar als ze die voor u open hebben gesteld.

Lijsten
De hosted telefoniedienst kent een aantal handige standaardlijsten. Zo kunt u bijvoorbeeld op de favorietenlijst de meest gebelde personen of organisaties plaatsen.
Ook zijn er lijsten waarop de gemiste gesprekken, de laatst ontvangen telefoontjes en ontvangen voicemails staan. De nog-bellen-lijst gebruikt u, om te plegen telefoontjes niet te vergeten. U kunt zelf andere lijsten toevoegen, bijvoorbeeld één met namen en telefoonnummers van mogelijk nieuwe klanten. Natuurlijk kunt u vanuit elke lijst direct bellen.

Nummerherkenning en routering
Als uw vrouw belt naar het hoofdnummer, dan wordt haar nummer herkend en krijgt ze automatisch u aan de lijn en niet eerst de telefoniste. Als u er tenminste bent, anders kan
ze alsnog de telefoniste aan de lijn krijgen, want Xelion laat natuurlijk geen telefoontje onbeantwoord.

Herhaalbellen
Uw klant is voortdurend in gesprek. Xelion blijft automatisch bellen, totdat de klant opneemt.

Voicemail
Elke gebruiker kan zijn persoonlijke voicemail inspreken.

ESPA brandalarmering
Integratie van brandmeldinstallatie met telefonie en dect. De ESPA koppeling met brandalarmering is gecertificeerd en voldoet aan de NEN2575 norm.

Bellen kan zowel met een softphone, als met een bureautoestel.

	Plantronics Headsets
	Aastra bureautoestellen

De Systemec managed VoIP oplossing is beschikbaar vanaf € 9,50 per maand.

Neem contact met ons op voor een offerte op maat.